Администратор / Офис-менеджер

Обеспечение подготовки и организации работы офиса: осуществление руководства организацией рабочих мест персонала офиса, организация проверки офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверка санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).
- Организация подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.
- Руководство работниками офиса (в моем подчинении находились две уборщицы и сектор транспорта), распределение обязанностей между ними, анализ эффективности их работы, осуществление контроля за исполнением принятых решений.

Ввод информации в базу данных. Закупки канцтоваров, расходных материалов и др., проверка наличия канцтоваров и расходных материалов.

- Организация обеспечения офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализ и определение потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, планирование закупок канцтоваров, расходных материалов и др., проверка наличия канцтоваров и расходных материалов; анализ предложений, структуры цен, системы скидок; обеспечение размещения заказа у поставщиков; сопровождение процесса заключения заключение договоров).Прием и увольнение сотрудников. Сканирование документов и отправление их в головной офис в г. Москва

- Обеспечение подготовки и организации работы офиса: осуществление руководства организацией рабочих мест персонала офиса, организация проверки офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверка санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).
- Организация подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.
- Руководство работниками офиса (в моем подчинении находились две уборщицы и сектор транспорта), распределение обязанностей между ними, анализ эффективности их работы, осуществление контроля за исполнением принятых решений.
- Разработка и ведение бюджета расходов на офисные нужды.
- Организация обеспечения офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализ и определение потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, планирование закупок канцтоваров, расходных материалов и др., проверка наличия канцтоваров и расходных материалов; анализ предложений, структуры цен, системы скидок; обеспечение размещения заказа у поставщиков; сопровождение процесса заключения заключение договоров).
- Определение порядка получения товарно-материальных ценностей, оформление доверенностей, организация расчетов за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформление платежных документы.
- Организация приемки и учета канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.
- Обеспечение хранения канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организация их учета и выдачи работникам офиса.
- Организация использования в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций;
- Организация:
встреч, приемов, регистрация и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
корпоративных праздников, проводимых в компании.
- Координация завершение работы офиса и подготовка к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т. ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).